Administration

Picture of the Administrative Director Michael Krebs

„Der Erfolg eines Forschungsinstitutes hängt zu einem großen Teil von der Professionalität der Administration ab. Es ist essentiell, dass ein flexibles Team mit hohem Engagement und Entgegenkommen die wissenschaftliche Kollegenschaft mit ihren stets variierenden Bedürfnissen unterstützt. Wir, in der Administration, wollen ein kompetenter und respektierter Partner der Forschungsgesellschaft sein - ein Partner, der es den Wissenschaftern ermöglicht ihre Zeit und Energie darauf zu richten, wofür sie wirklich leben: Exzellente Forschung zu betreiben und somit etwas zu bewegen in ihrem jeweiligen Forschungsbereich.“
Michael Krebs, Kaufmännischer Direktor

Die Administrativen Serviceabteilungen unterstützen die IMBA Wissenschafter in allen wirtschaftlichen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie bilden somit ein wertvolles Grundgerüst, damit sich die Wissenschafter mit voller Energie ihren Kernkompetenzen widmen können. Im Rahmen einer Kooperation sind alle Administrativen Abteilungen auch für das Partnerinstitut IMP tätig.

Picture of the the joint IMBA IMP Administrative Service Departments' staff
Picture of the the joint IMBA IMP Administrative Service Departments' staff

Assistenz Management

Assistenz Management

  • Die Assistentinnen kümmern sich um eine Reihe von Angelegenheiten, die zum effizienten und reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäfts am IMBA beitragen. Vor allem werden die Direktoren bei der Organisation von Büro- und Laboraufgaben unterstützt.

    Weiters gehört es zu ihren Aufgabenbereichen, bei der Organisation von Symposien, Seminaren, dem Annual Recess und wissenschaftlichen Meetings zu helfen. Ebenso werden Vortragende der Seminare und andere Gäste des Instituts betreut, sowie Reisen für die IMBA Mitarbeiter organisiert.

  • Kontakt:

    Sandra Prassel
    (Assistentin des Wissenschaftlichen Direktors Josef Penninger)
    tel: +43-1-790 44 - 4702
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    Denise Langer
    (Assistentin des Kaufmännischen Direktors Michael Krebs)
    tel: +43-1-790 44 - 4402
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    Sonja Paulick
    (Assistentin des Stv. Wissenschaftlichen Direktors Jürgen Knoblich)
    tel: +43-1-790 44 - 4803
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Buchhaltung/Controlling

Buchhaltung/Controlling

  • Die Abteilung für Buchhaltung und Controlling ist für sämtliche Angelegenheiten der Buchführung verantwortlich, wie beispielsweise Schuldposten, Abrechnungen, Banktransfers, Reisekosten oder die Begleichung von Gebühren und Spesen. Die Buchhaltung ist außerdem für Aufwandsentschädigungen zuständig; die Öffnungszeiten zur Bargeldauszahlung sind täglich von 10 bis 12 Uhr.

    Zusätzlich kümmert sich die Abteilung um alle Budget und Controlling Anliegen. Hier wird das gesamte jährliche Budget von IMBA und jeder Kostenstelle geplant und anschließend vierteljährlich darüber Bericht erstattet.

  • Kontakt:

    Romana Bohnenstingl (Controlling)
    tel: +43-1-797 30 - 3616
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    Brigitte Weiser (Buchhaltung)
    tel: +43-1-797 30 - 3610
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Cafeteria

Cafeteria

  • Die Cafeteria sorgt für die Verpflegung aller am Campus Vienna Biocenter tätigen Mitarbeiter. Da das Publikum sehr international ist, wird großer Wert auf abwechslungsreiche und vor allem internationale Küche gelegt. Vegetarische Gerichte gehören zum fixen Bestandteil des Speiseplans. Die Cafeteria bietet auch Catering für interne Meetings und größere Veranstaltungen.


    Cafeteria Öffnungszeiten:

    Montag – Donnerstag: 8.30 bis 19.30 Uhr
    Freitag: 8.30 bis 15.00 Uhr

  • Kontakt:

    Michael Enzberger
    tel: +43-1-797 30 - 3660
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Kommunikation

Kommunikation

  • Das Kommunikationsteam ist verantwortlich für interne und externe Kommunikation am IMBA, wobei großer Wert darauf gelegt wird, die wissenschaftliche Arbeit am Institut verständlich und ansprechend aufzubereiten, um die unterschiedlichsten Zielgruppen für Forschung zu interessieren.

    Die Abteilung ist Anlaufstelle für Anfragen und versteht sich selbst als Informationsquelle und Partner von Wissenschaftsjournalisten. Es ist uns ein Anliegen qualitativ hochwertige Auskunft für Vertreter der Medien zu bieten, wobei sich der Bogen üblicherweise von bedeutenden Neuigkeiten und Erkenntnissen in der Forschung bis hin zu generellen Entwicklungen in der Wissenschaft spannt. Zusätzlich werden Bildmaterial und Hintergrundinformation bereitgestellt, Broschüren geplant und produziert sowie die Publikation des jährlichen IMBA Research Report koordiniert. 

  • Kontakt:

    Sophie Hanak
    +43-1-79044-3628
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    Tanja Schachner
    +43-1-79044-3624
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    Evelyn Devuyst (derzeit in Karenz)
    +43-1-79044-3626
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Haustechnik & Werkstätte

Haustechnik & Werkstätte

  • Das Technik-Team ist in zwei Abteilungen gegliedert: Die Haustechnik und die Werkstätte.

    Die Haustechnik ist für die generelle Instandhaltung des Gebäudes verantwortlich, für Umbauten und Renovierungen, alle Systeme im Gebäude und die komplette Innenausstattung sowie alle Anschlüsse in den Labors.

    Die Werkstätte entwickelt spezielle Labor-Gerätschaften, Maschinen und alle gewünschten individuellen Lösungen für Labors. Die Mitarbeiter der Werkstätte übernehmen Reparaturen der Laborausstattung und führen Routineeinstellungen, wie die Kalibrierung von Pipetten durch. Auch die Reparatur von Büro- und sonstiger Ausstattung fällt in ihren Verantwortungsbereich.

  • Kontakt:

    Alexander Chlup
    tel: +43-1-797 30 - 3630
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Human Ressources und Grants Management

Human Ressources und Grants Management

  • Hochqualifizierte und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Wir, das Team der Personalabteilung, sind das Bindeglied zwischen Management und Angestellten. Wir agieren als Human Resources Business Partner, um die Ziele des Instituts zu erfüllen und bieten gleichzeitig alle personalbedingten Services für die Angestellten.

    Wir sind die ersten, die mit "Neulingen" am Institut Kontakt aufnehmen, heißen sie herzlich willkommen und versorgen sie mit allen notwendigen Unterlagen (z.B. Starterpack, Safety Guidelines), um problemlos loszustarten.

    Unsere Abteilung behandelt die Einstellung von neuen Mitarbeitern, stellt die Arbeitsverträge auf und bereitet auf Wunsch alle notwendigen Papiere für die Visa-Antragsstellung vor. Wir stellen rasche und effiziente Neubesetzung von offenen Stellen sicher und fördern die Karriere unserer Mitarbeiter durch maßgeschneiderte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere Lohnbuchhalter schließen die Lohnabrechnung gewissenhaft und rechtzeitig ab. Weiters beraten wir die Angestellten bei Fragen zu Verträgen, zur Sozialversicherung, Steuern, Familienzuschüsse und Kinderbetreuung.

    > offene Stellen am IMBA

    Das Grants Management unterstützt alle Antragsteller auf Stipendien und Subventionen in administrativer, finanzieller und rechtlicher Hinsicht. Sowohl für die Bewerbung und Vertragsverhandlung wird Hilfe angeboten als auch für die Projektbeaufsichtigung, Finanzberichte und Projektprüfung. Alle Anträge müssen vor der Abgabe vom Grants Management geprüft und bewilligt werden. Wir sind Anlaufstelle für PhD Studenten, PostDocs und Gruppenleiter und sehen uns als Schnittstelle von Fördervereinigungen und Projektkoordinatoren.

    Für weiterführende Information besuchen Sie bitte unsere englische Webseite oder kontaktieren Sie uns.

  • Kontakt:

    Sabine Steurer (Recruiting & Development)
    tel: +43-1-797 30 - 3572
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    Werner Leitner (Gehaltsabrechnung)
    tel: +43-1-797 30 - 3570
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    Daniela Piller (Gehaltsabrechnung)
    tel: +43-1-797 30 - 3571
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    Kontakt:

    Tanja Winkler
    tel: +43-1-790 44 - 4410
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Private Forschungsförderung

Private Forschungsförderung

  • Die Aufgabe der Abteilung für Forschungsförderung ist es, private Unterstützer (Einzelpersonen, Unternehmen, Stiftungen) zu erreichen, um das Institutsbudget anzuheben und somit die weitere Entwicklung und das Wachstum des IMBA zu fördern.

    Die Abteilung bietet unterschiedlichste Services für ihre Unterstützer. Hier wird eine Fundraising Strategie mit Schwerpunkt auf Großspenden sowie Förderprogramme, die unterschiedliche Fördermöglichkeiten aufweisen, entwickelt und umgesetzt. Der Schwerpunkt unserer Arbeit liegt auf der Ermittlung vielversprechender Kontakte und auf dem Aufbau und der Vertiefung unserer Beziehungen zu potentiellen und aktiven Förderern mithilfe unterschiedlichster Kommunikationsmethoden. Das Team der privaten Forschungsförderung arbeitet eng mit den Mitgliedern des Förderkomitees und IMBA Botschafterkreises zusammen.

    Weiters sind wir für die Konzeption und Produktion  von Informationsmaterial (z.B. IMBA Förderermagazin, Förderberichte, usw.) zuständig und für die Organisation von Veranstaltungen und individuellen Meetings.

    Für weitere Information besuchen Sie bitte unsere Seite „IMBA unterstützen“.

  • Kontakt:

    Thomas Zlabinger

    tel: +43-1-790 44 – 4405

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    Sylvia Weinzettl
    tel: +43-1-790 44 - 4403
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Einkauf/Lager

Einkauf/Lager

  • Die Aufgabe unserer Abteilung ist, eine zeit- und kosteneffiziente Bereitstellung von Verbrauchsgütern zu gewährleisten, sowie unterschiedliche Services für die IMBA Abteilungen anzubieten. Unser Ziel ist, einen „one-stop-shop“ zu bieten.
    Generell arbeiten wir nicht nur mit externen Versorgungspartnern zusammen, sondern auch mit internen Abteilungen, wie IT-Abteilung, Buchhaltung/Controlling und dem Management.

    Die Einkaufsabteilung ist in Kontakt mit allen Versorgern und organisiert alle Zwischenschritte, wie die Auswahl der Partner, Führung von Geschäftsverhandlungen, Abwicklung der Bestellungen sowie jegliche Kommunikation, die im Zusammenhang mit dem Einkauf steht. Dies beinhaltet beispielsweise auch die Abwicklung von Reklamationen, Garantieleistungen, Wartung und Reparaturen.

    Die im Lager aufbewahrten Verbrauchsgüter und Büroartikel mit hohem Durchsatz stehen für alle Mitarbeiter zur sofortigen Abholung und Nutzung bereit.

    Anfragen und Vorschläge sind immer willkommen. Bitte nutzen Sie dazu die angegebenen Kontaktdaten.

  • Kontakt:

    Erwin Kunz
    tel: +43-1-790 44 - 3587
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Rezeption

Rezeption

  • Geschäftspartner, Vortragende bei den Seminaren und neue Mitarbeiter am IMBA treffen zuallererst auf das Personal der Rezeption und gewinnen somit einen ersten Eindruck vom Institut. Deshalb ist es uns ein Anliegen Gastfreundlichkeit auszustrahlen, um die Besucher im IMBA willkommen zu heißen.

    Abgesehen vom Empfang von Besuchern, liegt es auch in der Verantwortung der Rezeption, Zutrittskarten auszuhändigen, sich um die Post zu kümmern, sowie Telefonanrufe anzunehmen und weiterzuleiten. Während der Geschäftszeiten ist die IMBA Rezeption von einer unserer internen Kolleginnen besetzt. Abends, nachts und am Wochenende wird die IMBA Rezeption von einer externen Sicherheitsagentur betreut, die auch Ersatzdienst bei Urlaub oder Krankheit der Rezeptionisten bietet.

  • Kontakt:

    Doris Nigischer (Leitung Rezeption)
    tel: +43-1-79730 - 3101
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The Vienna Biocenter in the third district of Vienna has established itself as the premier location for life sciences in Central Europe and is a world-leading international bio-medical research center.

 

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